GoBD und Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO): Was bedeutet das für Server und Backups?

Ein Leitfaden für Unternehmen, die Buchhaltungsdaten, Rechnungen und Belege auf eigenen Servern, einem VPS oder in einem Archivsystem ablegen: welche Fristen gelten und worauf es bei Zugriff, Standort und Backups ankommt.

Kurzantwort

  1. 1Buchungsbelege müssen nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufbewahrt werden (seit 1.1.2025, zuvor zehn), Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre.
  2. 2Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, wenn die Daten mit den Originalen bildlich bzw. inhaltlich übereinstimmen und jederzeit verfügbar und lesbar sind (§ 147 Abs. 2 AO).
  3. 3Die Finanzbehörde darf die gespeicherten Daten einsehen und maschinell auswerten (§ 147 Abs. 6 AO); Ihr Server und Ihre Backups müssen das über die gesamte Frist ermöglichen.
  4. 4Elektronische Bücher dürfen auch in einem anderen EU-Mitgliedstaat geführt und aufbewahrt werden, sofern der Datenzugriff in vollem Umfang möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO).
  5. 5Verantwortlich bleibt der Steuerpflichtige: Ein Hoster liefert die Infrastruktur, bestätigt aber nicht die GoBD-Konformität Ihrer Buchführung.

Was § 147 AO verlangt

§ 147 Abs. 1 AO nennt die Unterlagen, die geordnet aufzubewahren sind: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, empfangene und abgesandte Handelsbriefe, Buchungsbelege sowie sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen.

Nach Absatz 3 gelten drei Fristen: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen Unterlagen. Die Verkürzung der Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, auch in § 257 Abs. 4 HGB). Nach Absatz 4 beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde bzw. das Dokument entstanden ist.

Absatz 2 erlaubt die elektronische Aufbewahrung, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich bzw. inhaltlich übereinstimmt, jederzeit verfügbar ist und lesbar gemacht werden kann. Absatz 6 räumt der Finanzbehörde das Recht ein, die gespeicherten Daten einzusehen, maschinell auszuwerten oder sich bereitstellen zu lassen. Liegen die Daten bei einem Dritten, muss auch dieser den Zugriff nach den Vorgaben der Finanzbehörde ermöglichen.

Standort der Daten: § 146 AO

Bücher sind grundsätzlich im Inland zu führen. § 146 Abs. 2a AO erlaubt es aber, elektronische Bücher und Aufzeichnungen ganz oder teilweise in einem oder mehreren anderen EU-Mitgliedstaaten zu führen und aufzubewahren, solange der Datenzugriff in vollem Umfang möglich ist. Für Drittstaaten sieht § 146 Abs. 2b AO einen Antrag auf Bewilligung bei der Finanzbehörde vor. Das 4hosting-Rechenzentrum liegt in der EU, in Frankfurt.

Beispiele aus der Praxis

Eine GmbH betreibt ihre Buchhaltungssoftware auf einem VPS. Für einen Betriebsprüfungszeitraum muss sie Belege aus früheren Jahren lesbar vorlegen können. Entscheidend ist dann nicht der Speicherplatz, sondern ein dokumentierter Restore aus dem Backup und ein Export in ein offenes Format.

Ein Onlinehändler wechselt sein Shopsystem. Die alten Rechnungen liegen im Format des Altsystems. Vor der Abschaltung sollten sie zusammen mit einer Lesehilfe (Export, Index) archiviert werden, damit der Datenzugriff über die volle Frist gewährleistet bleibt.

Ein Startup nutzt einen Server in einem anderen EU-Land. Nach § 146 Abs. 2a AO ist das möglich, wenn der Datenzugriff in vollem Umfang sichergestellt ist. Standort und Zugriffswege gehören in die Verfahrensdokumentation.

Häufige Fehler

  • Backups nur nach kurzer Rotation aufheben, obwohl die Unterlagen Jahre lesbar bleiben müssen.
  • Nie einen Restore testen: Ein Archiv, das sich nicht einlesen lässt, erfüllt die Verfügbarkeit nicht.
  • Daten nur im proprietären Format der Buchhaltungssoftware ablegen und beim Systemwechsel verlieren.
  • Nicht wissen, wo Daten und Kopien physisch liegen, und den Standort nicht dokumentieren.
  • Zugriffsrechte und Serverzugänge so vergeben, dass unklar bleibt, wer Daten ändern oder löschen konnte.

Wie 4hosting hilft

4hosting stellt VPS und dedizierte Server in EU-Rechenzentrum (Frankfurt) bereit, mit Backups und kostenloser Migration. Jedes Abonnement enthält monatlich DevOps-Stunden, die Sie im Kundenbereich anfragen können, etwa für Backup-Konzept, Restore-Test und Hardening. Nicht genutzte Stunden werden nicht in den Folgemonat übertragen; Mehrleistung wird gesondert berechnet.

Wichtig: 4hosting ist keine Zertifizierungsstelle und bestätigt nicht die GoBD-Konformität Ihrer Buchführung. Diese Verantwortung liegt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir bereit. Kontakt aufnehmen

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen und Belege aufbewahren?

Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, seit 1.1.2025), Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. das Dokument entstanden ist. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Dürfen Buchhaltungsdaten auf einem Server außerhalb Deutschlands liegen?

Innerhalb der EU ja, wenn der Datenzugriff der Finanzbehörde in vollem Umfang möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO). Für Drittstaaten ist nach § 146 Abs. 2b AO eine Bewilligung der Finanzbehörde nötig. Das 4hosting-Rechenzentrum steht in Frankfurt.

Bestätigt 4hosting die GoBD-Konformität meiner Buchhaltung?

Nein. 4hosting stellt Server, Backups und auf Wunsch DevOps-Leistungen bereit. Die Konformität Ihrer Buchführung verantworten Sie und Ihre Steuerberatung.

Siehe auch

Ratgeber für Unternehmen in Deutschland