Ghid Mailu + SMTP Relay pentru firmele din Moldova

Cutii poștale pe domeniul .md sau .com al firmei, relay separat pentru facturi și notificări, DNS care trece filtrele Gmail și Outlook.

Mail hosting

Două fluxuri, două unelte

O firmă din Chișinău trimite două feluri de e-mail: corespondența oamenilor și mesajele generate de aplicații — facturi, confirmări de comandă, alerte. Le tratăm separat.

  • Mailu găzduiește cutiile poștale ale echipei, aliasurile (contabilitate@, vanzari@) și webmail-ul, pe serverul tău din UE.
  • SMTP Relay preia mesajele tranzacționale: facturile trimise din ERP, notificările magazinului online, alertele de monitorizare.
  • Dacă un script trimite 5.000 de notificări într-o oră de pe același IP cu inbox-ul echipei, reputația domeniului scade pentru toți — separarea previne asta.
  • Înregistrările DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC, rDNS) se publică înainte de primul mesaj, nu după primele respingeri.
SMTP relay

Mailu pentru corespondența echipei

Alegi Mailu când vrei ca datele de e-mail ale firmei să stea pe un server pe care îl controlezi, nu la un furnizor din afara contractului tău.

  • Cutii poștale și aliasuri pe domeniul firmei; un domeniu .md și unul .com pot sta pe aceeași instanță.
  • Webmail, IMAP și SMTP autentificat pentru Outlook, Thunderbird sau telefon.
  • Antispam și antivirus incluse, cote per cutie și politici de parolă administrate central.
  • Migrare din cPanel, Google Workspace sau de la furnizori locali prin IMAP, cutie cu cutie, fără pierdere de mesaje.
  • Datele personale ale clienților rămân pe servere din UE, într-un cadru compatibil cu Legea nr. 195/2024 și cu GDPR.
DNS

Checklist DNS pentru domeniul firmei

Aceste înregistrări decid dacă mesajele ajung în Inbox sau în Spam la clienții care folosesc Gmail, Outlook sau mail.ru.

  • MX către host-ul Mailu pentru domeniul pe care primești corespondență.
  • SPF care autorizează exact IP-urile care trimit: serverul Mailu și relay-ul, nimic în plus.
  • DKIM cu chei separate pentru inbox și pentru relay, ca un incident pe un canal să nu invalideze celălalt.
  • DMARC pornit cu p=none și rapoarte agregate; după două săptămâni de rapoarte curate, treci la quarantine, apoi la reject.
  • PTR/rDNS al fiecărui IP de trimitere rezolvă înapoi la un hostname care există și răspunde.
Exemplu pentru un domeniu .md
firma.md.               MX   10  mail.firma.md.
mail.firma.md.          A    203.0.113.10
firma.md.               TXT  "v=spf1 ip4:203.0.113.10 ip4:203.0.113.20 -all"
mail._domainkey.firma.md.  TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=..."
relay._domainkey.firma.md. TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=..."
_dmarc.firma.md.        TXT  "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]"

Când folosești ce

Regula simplă: Mailu pentru oameni, relay pentru software.

  • Mailu pentru adresele nominale și pentru aliasurile de departament.
  • SMTP Relay pentru ERP, magazin online, CRM și alertele de infrastructură.
  • Ambele împreună când firma vrea să iasă complet de la furnizorii de e-mail externi.
  • Configurarea inițială (DNS, DKIM, relay) se poate face din orele de DevOps incluse în abonament.

Două fluxuri, două unelte

O firmă din Chișinău trimite două feluri de e-mail: corespondența oamenilor și mesajele generate de aplicații — facturi, confirmări de comandă, alerte. Le tratăm separat.

  • Mailu găzduiește cutiile poștale ale echipei, aliasurile (contabilitate@, vanzari@) și webmail-ul, pe serverul tău din UE.
  • SMTP Relay preia mesajele tranzacționale: facturile trimise din ERP, notificările magazinului online, alertele de monitorizare.
  • Dacă un script trimite 5.000 de notificări într-o oră de pe același IP cu inbox-ul echipei, reputația domeniului scade pentru toți — separarea previne asta.
  • Înregistrările DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC, rDNS) se publică înainte de primul mesaj, nu după primele respingeri.

SMTP Relay pentru facturi și notificări

Relay-ul este canalul prin care aplicațiile firmei trimit mesaje fără să atingă cutiile poștale ale oamenilor.

  • Autentificare separată pentru fiecare aplicație: ERP-ul, magazinul online și sistemul de monitorizare au credențiale diferite, revocabile individual.
  • Portul 587 cu STARTTLS pentru aplicații, 465 pentru SMTPS; TLS este obligatoriu pe producție.
  • IP dedicat, cu rDNS setat pe numele de host al firmei, ca notificările să nu moștenească reputația altor expeditori.
  • Potrivit pentru facturile electronice trimise clienților în paralel cu raportarea la SFS, pentru confirmări de comandă și pentru alerte de sistem.

Cutii poștale pe domeniul .md sau .com al firmei, relay separat pentru facturi și notificări, DNS care trece filtrele Gmail și Outlook.

Ghiduri pentru firme din Moldova